تستهدف المؤسسات باختلاف أنواعها تحقيق أقصى استفادة من جهودها ومواردها، لكي تقدم أعلى مستوى من الإنتاجية، وقد تواجه بعض المشاريع صعوبة في الحفاظ على وتيرة ثابتة، وتحديدًا عندما تستمر الأعمال في التراكم، فتتداخل المهام، ويتعطل سير المشروع، ولذلك ابتكرت تقنية "كانبان Kanban" لتساعد على تنظيم عمل الفريق، ورفع أدائه بطريقة ذكية..

جمعنا لك في هذه المقالة أبرز المعلومات المهمة عن تقنية "كانبان" وكيفية استخدامها بشكل فعّال:

• ماذا نعني بتقنية كانبان/Kanban؟ 

كانبان كلمة يابانية تتركب من جزئين؛ فـ"kan" تعني مرئي، و"Ban" تعني لوحة، فتصبح: "لوحة مرئية"، والتي استعملتها شركة تويوتا لأول مرة كنظام إداري لعملية التصنيع، ثم طورت لتكون تقنية رائدة لإدارة سير الأعمال، عن طريق التمثيل البصري، وبالتالي فهمها بشكل أوضح وإدارتها مع أعضاء الفريق بكفاءة أعلى.. 

وهي عبارة عن لوحة تضم قوائم من المهام العملية بالتصنيف الآتي: (قائمة المهام، المهام قيد العمل، المهام المكتملة) حيث يمكن لجميع الأشخاص رؤيتها في أي وقت، ونقل المهام في الخانة المناسبة لها، ويمكنك تعليق هذه اللوحة في مكتبك أو في غرفة فريقك أو عبر منصة إلكترونية.

• مميزات تقنية كانبان/Kanban: 

• المرئية: 

وذلك لأنها لوحة معلقّة بشكل واضح، فيستطيع جميع أعضاء الفريق رؤيتها، وتتبع التقدم المحرز في كل مهمة، مما يوفر تصورًا واضحًا لسير العمل بأكمله، ويجعل من السهل فهم الوضع الحالي للمهام.

• التنظيم:

أحد الأهداف الأساسية لتقنية كانبان Kanban هو تحسين سير العمل بتحديد أولويات العمل وفق ثلاثة أعمدة رئيسية (قائمة المهام، المهام قيد العمل، المهام المكتملة)، وقد تضاف أعمدة أخرى بحسب احتياج المنظمة مثلًا: (المهام المتوقفة مؤقتًا، المهام المخطط العمل عليها..)، الأمر الذي يساعد على رؤية المهام الأكثر أولوية، والتي تتطلب عملًا أسرع، ومن ثم اتخاذ قرارات عاجلة نحوها. 

• المرونة:

تم تصميم لوحة كانبان Kanban لتكون مرنة ومستجيبة للأولويات المتغيرة، والتي تسمح لفريق العمل ضبط ترتيب المهام بناء على الأهمية أو ملاحظات العملاء بسهولة، هذه القدرة على التكيف مفيدة بشكل خاص في البيئات سريعة الخطى حيث يمكن أن تتغير المتطلبات بسرعة.

• كيف نستخدم تقنية كانبان/Kanban؟ 

تحتاج أولًا إلى تحديد الموضع المناسب، والذي يجب أن يكون مكانًا جيًدا ومرئيًا عند أعضاء الفريق، ثم ستجمع الأدوات اللازمة لصنعها وهي: 

• لوحة بيضاء أو مساحة كبيرة على الحائط.

• شريط لاصق

• أوراق الملاحظات اللاصقة (Notes Sticky )

• أقلام تحديد (Markers )

• فريق العمل

لبدء لوحة كانبان الخاصة بك، اجمع فريقك مًعا، وقم بتوزيع أوراق الملاحظات اللاصقة وتخصيص الألوان إما حسب أنواع المهام أو أعضاء الفريق وممكن أيضًا تطبيقها بشكل إلكتروني على برنامج Miro على سبيل المثال.

• نصائح لاستخدام تقنية كانبان/Kanban بشكل فعال:

بعد أن أصبح لدينا فهم أفضل لتقنية كانبان، دعنا نلقي نظرة على أهم النصائح المفيدة لزيادة إنتاجية المشاريع: 

• إعطاء الأولوية لأعمالك:

يتيح لك الجانب المرئي للوحة كانبان؛ التركيز بشكل أساسي على مهامك ونقلها من مرحلة المهام إلى المرحلة المكتملة. في إطار زمني معين، بحيث تساعدك اللوحة في العثور على المهام ذات الأولوية، وعلى التعاون مع أعضاء فريقك في المهام التي لست متأكدا من أنه يمكنك إكمالها بنفسك.

• تزمين قوائم المهام:

أثناء تفويض المهام لأعضاء الفريق، تأكد من تعيين مواعيد نهائية لكل مهمة، لإضفاء الأهمية لإكمالها وفق المدة المحددة.. 

تساعد الاجتماعات الدورية التي تركز على مناقشة تقدم مهام الفريق؛ على تحديد العوائق مبكرًا وإجراء التعديلات لإبقاء المهام على مسارها الصحيح، والالتزام بالمواعيد النهائية لها، ثم بمجرد الانتهاء منها احتفل بإنجازك، فالاعتراف بالإنجازات يعزز معنويات الفريق، ويشجع الجميع على مواصلة العمل بكفاءة نحو الهدف النهائي.

• التغذية الراجعة:

تعطي لوحة كانبان خبرة عملية بطريقة إدارة الصعوبات المحتملة ومعالجتها بشكل احترافي، مما يساعد في سهولة إدارة المشاريع الجديدة، وتحديد المهام الأكثر تحديا واستهلاكا للوقت، وتنظيمها بطريقة تجعل الأداء في المنظمات أكثر إنتاجية في المستقبل.

لكي تعرف أكثر عن هذه التقنيات العملية، وتتعلّم المزيد عن طرق إدارة المشاريع التجارية، تواصل معنا نساعدك في الوصول إلى أهدافك بنجاح.